A O Û T
Semaine #19 - Du 1er au 5 Août
Nous voilà déjà au mois d'Août, dernier mois de stage chez Terra Nova Scandinavia...
Pour ce nouveau mois qui commence, c'est la saison 2017 qui prime sur le reste. Les réservations d'hôtels fusent et je cherche davantage de disponibilités dans les endroits problématiques. Ce sont des missions intéressantes car cela demande de la persévérance a certains moments.
Côté bureau, il y a encore des missions plus classiques a ne pas oublier étant donné qu'il y a encore des groupes qui vont arriver. Il faut préparer les carnets de voyages et les documents de voyage comme les vouchers. Il faut également actualisé les rooming list et s'assurer d'avoir toutes les confirmations de celles-ci. Il s'agit principalement de missions dans lesquelles je suis très à l'aise et qui ne me prenne plus beaucoup de temps.
Je suis également en charge d'effectuer les transferts aéroports quand j'en ai déjà fait à de multiples reprises au cours de mon stage. Je suis ravie de voir que je suis de plus en plus à l'aise avec les groupes que j'accueille vis-à-vis des conseils, de mon attitude et de mon professionalisme. L'expérience fait la force! En une journée, il faut accueillir les voyageurs arrivant en Norvège et les conduire à l'hôtel tout en leur donnant les premières informations importantes. Il faut prendre en compte qu'un groupe arrive sur différents vols souvent entre 2 et 4, parfois plus. Dans cette même journée, il faut également faire partir le groupe qui était sur place, là encore sur des vols différents. La difficulté est vraiment de jongler avec les arrivées et les départs sur une même journée. Je m'occupe également de l'organisation des dîners la veille au soir pour le groupe en fin de voyage et le jour-J pour le groupe qui vient d'arriver sur place. J'effectue ces journées de grande amplitude à peu près une fois par semaine.
Mon collègue stagiaire, Sylvain, a quitté l'entreprise comme prévu selon sa convention de stage. Je suis donc pour ce dernier mois seule à gérer ses groupes ainsi que les miens bien sûr. Je travaille toujours avec Franck et Stéphanie mais j'aide également Aurélie depuis le départ de Sylvain. Cela contribue aux journées chargées qui passent à vive allure au bureau.
Bilan : qu'ils s'agissent de journée sur le terrain ou au bureau, elles sont bien remplies et l'ennui n'est jamais de rigueur chez Terra Nova!
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Cette semaine a une fois de plus débuté avec un seul mot en tête "2017". Les réservations avancent petit à petit et je commence a avoir des groupes avec l'ensemble des hôtels de réservés pour tout l'itinéraire. Les nouveaux groupes commençant à s'accumuler, j'ai crée un nouveau tableau sur le même modèle que celui que nous avons utilisé cette année. Il s'agit d'un tableau qui répertorie tous les groupes de l'année ainsi que leur avancement : facture, date d'arrivée, rooming list envoyée, nom du guide... C'est un outil indispensable pour pouvoir garder un œil sur les actions a mener pour chacun des groupes. Il sera rempli et tenu à jour au fur et à mesure de l'année.
Cette semaine, Franck m'a également demandé d'effectuer quelques petites statistiques simples sur la saison 2016. Le but était de faire de Top 15 des prestations suivantes : hôtels, restaurants, entrées (musées...), bateaux et les "autres". Mon but a donc été de créer de top 15 des hôtels les plus utilisés pour les groupes cette saison, puis pour les individuels, avant de faire un total ainsi que pour les autres prestations. C'était une mission intéressante, partagée ensuite avec toute l'entreprise, qui a permet de faire ressortir nos meilleurs prestataires.
Ma journée de transferts s'est avérée être compliquée suite à de nombreux problèmes avec les bagages, les grèves de KLM-Air France et les escales. La journée a aussi été mouvementée de part mon bus qui s'est fait arrêter par la police norvégienne pour un contrôle renforcé. Nous nous sommes vu immobilisés un long moment jusqu'à ce qu'un autre chauffeur avec un autre bus viennent chercher le groupe pour poursuivre le trajet.
Au bureau, il faut s'occuper de tracer les bagages perdus pour toujours faire le maximum pour que les voyageurs le reçoivent le plus rapidement possible a l'un des hôtels de leur circuits.
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Bilan : une semaine intéressante et active, les missions sont diverses et les journées passent vite. C'est la haute saison pour les individuels, j'ai donc parfois l'occasion d'aider mes collègues pour certaines missions comme les demandes téléphoniques de disponibilités dans les hôtels.
Semaine #20 - Du 8 au 12 Août
Semaine #21 & 22 - Du 15 au 24 Août
Cette semaine, j'entame mes derniers jours dans l'entreprise. J'ai continué à m'occuper des réservations d'hôtels dans toute la Scandinavie pour la prochaine saison 2017, créer un dernier carnet de voyage, créer un tableau récapitulatif des hôtels déjà confirmés pour 2017 à la demande d'un client, relancés des hôtels qui ne répondent pas... J'ai également eu l'opportunité de créer des cotations c'est-à-dire de créer un produit et de le chiffrer pour un client. Il suffit de déterminer l'ensemble des prestations payantes demandés et de les insérer toute dans un nouveau dossier via le logiciel. En fonction des renseignements précis ou non donné par le client, il faut construire le produit. Ensuite, il faut décider de la marge que l'on applique à ce produit et il faut créer un document qui sera l'offre envoyée au client. Il faut également traduire et remettre en page cette proposition qui sort de notre logiciel informatique en anglais.
J'ai également effectué mon dernier transfert aéroport. L'un des voyageurs du groupe avait raté son avion à l'aller et est donc arrivé deux jours plus tard avec le groupe par ses propres moyens. Par conséquent, son vol retour a été directement annulé par son agence de voyage en France alors qu'ils nous avaient confirmés que tout était mis en ordre. A notre arrivée à l'enregistrement, ce passager n'a pas pu se check-in. Etant donné que le vol aller a été manqué pour des raisons personnelles et non un "cas de force majeure", le client n'a pas eu d'autres choix que d'acheter un nouveau vol retour vers Paris.
Bilan : Ces 10 derniers jours ont donc marqué la fin de mon expérience en Norvège et chez Terra Nova... Après 5 mois dans l'entreprise, il est tant de quitter une équipe formidable et un stage exceptionnel. Suite au bilan effectué avec mes collègues, je suis ravie d'avoir donné satisfaction à l'équipe et d'avoir réussi à atteindre mes différents objectifs. Je rentre en France grandi et nettement plus performante qu'à mon arrivée. Et bien sûr, je serai de retour dans cet exceptionnel pays très prochainement !!!
