J U I N
Semaine #10 - Du 30 Mai au 3 Juin
Cette semaine a été relativement identique à la précédente… La plupart de mes missions actuelles sont en relation avec les guides. Je dois préparer leur carnet de voyage et faire les briefings quand ils arrivent avant le début de leur voyage. Ce briefing permet de revoir l’itinéraire ensemble ainsi que les spécificités du groupe.
Parmi les différentes missions que je dois accomplir, je dois particulièrement veiller à toujours recevoir les confirmations des rooming list que j’envoie pour chaque groupe et pour chaque hôtel. Il s’agit d’une tâche qui est certes un peu fastidieuse mais qui est vraiment primordiale. Cela permet d’être quasi sur que l’arrivée du groupe se déroulera parfaitement, notamment en ce qui concerne le nombre de chambre et le type. Si certains hôtels ne répondent pas, il est important de les relancer pour être certain que tout est clair avec la réservation et qu’il n’y aura pas de mauvaise surprise. A environ J-7 nous envoyons une dernière rooming list définitive en « piqure de rappel ». Là encore, il faut veiller à bien recevoir toutes les confirmations.
Plusieurs groupes sont actuellement sur place car la haute saison est en cours. Les problèmes et changements sont relativement rares pour le moment. Je dois quand même m’occuper de modifier certaines petites choses comme, cette semaine, contacter tous les hôtels et restaurants pour une personne qui ne mange pas de viande et qui ne l’avait pas signalé avant son départ…
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Bilan : Certains moments de la journée sont vraiment intenses dû à de multiples tâches à accomplir en un minimum de temps. Cela rend mon stage très actif même si cela peut être parfois un peu stressant…
Semaine #11 - Du 6 au 10 Juin
Cette semaine a été très chargée malgré le fait que j’ai été en congé lundi. En effet, nous avons de plus en plus de groupes qui sont sur place mais aussi de plus en plus de groupes à préparer. Le travail général s’amplifie et cela demande énormément d’efficacité, de rigueur et d’organisation.
En plus de tout cela, cette semaine a été mouvementée suite à un glissement de terrain sur l’une des routes les plus fréquentées, proche du beau Hardangerfjord. Il s’agit d’un passage presque obligé pour tous voyage en Norvège et par conséquent, la plupart de nos groupes sont touchés par cet incident. Il faut savoir qu’en Norvège le nombre de route est très limité et si l’une d’entre elle a le malheur d’être coupée, cela engendre des énormes détours dans la montagne. Suite à cela, il faut donc être en permanence en contact avec les guides qui passent par cette route pour suivre l’avancement et prévenir les prestataires d’une arrivée décalée et parfois même tardive dans les hôtels. L’un des premiers groupes à avoir été touchée à mis 4 heures supplémentaires sur son trajet prévu. Le restaurant pour le dîner été donc fermé à leur arrivée et les voyageurs ont dû se contenter d’une assiette froide… Ce problème de route fermée n’est toujours pas résolu à l’heure actuelle et cela peut prendre encore beaucoup de temps.
A mon retour de congés, j’ai également pu effectuer mon premier transfert aéroport. Etant donné que c’était le premier, j’ai été « secondé » pour être sûr de bien tout faire comme il fallait. Une fois à l’aéroport, nous avons accueilli les premiers passagers. Je les ai accueilli, expliquer comment ils pouvaient changer de l’argent et les équivalences de monnaie, les ai dirigé vers tous ce qu’ils cherchaient pour attendre la deuxième partie du groupe (vols différents selon les provenances). L’accueil du groupe a été très long car de nombreux passagers ont perdus leur bagages pendant l’escale (nécessité de faire une déclaration) et d’autres ont été longuement contrôlé par les douanes. Suite à tout cela, je me suis rendis au guichet des bus pour demander à faire venir notre bus sur le dépose-minute. Une fois monté dans le bus, on compte tout le monde et une première présentation du programme s’impose. Arrivé à l’hôtel proche de l’aéroport, les passagers ont pu déposer leurs bagages. Comme l’agence de voyage a choisi de ne pas prendre l’option pour avoir un hôtel en centre-ville et que c’était encore le début de l’après-midi, j’ai proposé de se rendre au centre-ville d’Oslo pour pouvoir profiter d’un temps libre pour une première découverte de la ville personnelle. Je les ai accompagné jusqu’au palais pour leur expliqué les points d’intérêts à Oslo même si jamais déjà évoqué cela dans le bus. A la fin de la journée, je les ai raccompagnés à leur hôtel où ils ont retrouvés leur guide pour toute la durée du séjour.
J’ai trouvé cette expérience très enrichissante, notamment car je sais que cela va m’aider dans mon groupe que je vais accompagner et guider pendant une semaine à la fin du mois. De nombreuses choses peuvent paraître évidentes derrière l’ordinateur mais nettement plus dur quand on se retrouve sur le terrain, micro en main et voyageurs face à vous. Cela se permet de se rendre compte quelle genre de questions les voyageurs peuvent avoir, mais également les détails comme les points de rendez-vous pour les chauffeurs de bus qui doivent être précis…
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Bilan : une semaine chargée et pleine de pression mais aussi très enrichissante une fois encore. Je me prépare de plus en plus au voyage que je vais guider et accompagner et le transfert à la journée a été une excellente première étape en terme de contact avec les voyageurs. C’est très intéressant de pouvoir appliquer toute la mise en œuvre que l’on fait au bureau depuis le début du stage.
Semaine #12 - Du 13 au 17 Juin
Cette semaine du mois de juin est passée extrêmement vite tellement les journées sont remplies et actives. De nombreux groupes sont actuellement sur place en train de profiter de la Norvège, par conséquent, nous sommes beaucoup sollicités pour des changements d’horaires, des retards sur les routes ou encore des allergies alimentaires.
En début de semaine, j’ai été chargé d’une mission avec un groupe qui était de retour à Oslo après un voyage d’une semaine dans les fjords norvégiens. J’ai remplacé leur guide-accompagnatrice pour les dernières 24 heures. J’ai donc rejoint les voyageurs à la fin de la visite d’Oslo qui était à leur programme et je les ai accompagné jusqu’à leur hôtel en extérieur de la ville. J’ai fait le check-in pour tous les groupes et nous avons mangé au restaurant ensemble. Le lendemain matin, debout 3h00 du matin pour récupérer les « breakfast boxes » et partir en direction de l’aéroport. Je me suis occupé d’enregistrer les passagers sur leurs vols et les aient aidé pour le change de leur monnaie restantes et les détaxes sur les articles qu’ils avaient achetés.
C’était un excellent exercice d’entrainement car je vais à mon tour devenir guide-accompagnatrice pendant 8 jours à partir du mardi 21 juin. Cela m’a permis de voir plusieurs étapes importantes dans le voyage comme les enregistrements à l’aéroport, les check-in, les repas… Certaines petites missions peuvent paraitre évidentes sur le papier et nettement plus compliquée quand on est sur le terrain.
Côté bureau, nous sommes au pic de la haute saison pour le service groupe et les journées sont très chargées de ce fait. Etant donné que je vais être absente au bureau pendant plusieurs jours (du 21 au 28 compris), je dois absolument être à jour dans toutes mes missions. Je dois également anticipé certaines tâches comme la préparation de tous les carnets de voyage des groupes qui vont partir pendant mon absence. Cela représente une grosse charge de travail en plus de mes missions quotidiennes habituelles.
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Bilan : une semaine très chargée de par la combinaison des groupes actuellement sur place, la préparation de ceux qui vont arriver, les briefings de tous les guides, l’anticipation de mes jours d’absences, les missions sur le terrain en début de semaine et les aléas du voyage qui surviennent tous les jours au bureau…
Semaine #13 et #14- Du 20 juin au 1 Juillet
Cette treizième semaine a été complètement différente des précédentes étant donné que j’ai eu la chance de pouvoir partir en tant que guide accompagnatrice. J’ai été en charge d’un groupe de 29 français en voyage en Norvège pendant 8 jours. Du premier au dernier jour, j’ai été leur seule et unique référent et ça, c’est une énorme mission pleine de responsabilités.
~ Positif.
Cette expérience m’a permis de grandir et de prendre confiance en moi. De nature assez calme, il n’est pas toujours évident de savoir s’imposer auprès d’un groupe d’adultes beaucoup plus âgés que soi. Et pourtant, une fois arrivée sur place, on se sent indispensable car sans le guide-accompagnateur, la plupart des voyageurs sont complétement perdus. Pourquoi ? Tout simplement car la barrière de la langue est un frein quand on ne pratique ni l’anglais ni le norvégien. C’est aussi une réelle force de vivre dans le pays que l’on va faire découvrir mais également de connaitre parfaitement le pays de provenance du groupe. Cela permet de faire des comparaisons évidentes pour eux.
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Plus tôt pendant mon stage, j’avais déjà pris des groupes en charge pour des journées complètes à Oslo. Ce début d’expérience m’a permis d’être nettement plus à l’aise dès les premières minutes que ce soit à l’arrivée du groupe à l’aéroport, dans le bus ou dans l’organisation et les multiples questions.
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La plupart des voyageurs m’ont félicité et remercié de mon travail de la semaine. Je suis donc ravie d’avoir mené ce voyage de A à Z et ce dans une bonne organisation et sans problèmes majeurs.
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~ Négatif.
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Quand on est guide-accompagnateur, il faut savoir gérer tous les aléas du voyage de façon le plus efficace possible et toujours avec le sourire. Il faut savoir gérer son stress et la fatigue pour donner le meilleur de soi à un groupe de voyageur en vacances. J’ai donc fait tout ce qui était en mon pouvoir pour remplir cette mission à 200% malgré les pertes des bagages, les mauvais horaires de réservations, l’organisation douteuse de l’agence de voyage et bien sûr, les clients râleurs ou mécontents.
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Ma plus grande crainte avant le départ était de ne pas avoir assez de connaissances précises ou anecdotes sur la Norvège. Malheureusement, cela c’est confirmés au fil du voyage car les voyageurs sont curieux et souhaitent toujours en savoir plus. Or, cela ne fait que 3 mois que je suis dans le pays et il est difficile d’avoir réponse à toutes les questions.
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La deuxième difficulté a été de faire découvrir des endroits –merveilleux– dans lesquels je n’avais jamais été sans que les clients le sachent… Heureusement, j’ai été accompagné d’un chauffeur de bus norvégien pendant toute la durée du séjour, ce qui m’a beaucoup aidé. J’avais également étudié et questionné d’autres guides avant le départ pour les lieux les plus importants.
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Bilan : Cette semaine a été une expérience extrêmement enrichissante que ce soit d’un point de vue professionnel ou personnel. Être guide-accompagnatrice n’est pas un métier que l’on peut improviser du jour au lendemain. Après de multiples discussions avec d’autres guides, il est évident que l’on devient « meilleur » d’années en années tout simplement grâce à son expérience.
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La semaine suivante (#14) a été très courte étant donné que je suis revenue le mercredi après-midi et que nous avons travaillé que jusqu'à midi le vendredi en raison du "Summer trip" de l'entreprise. Cela m'a permis de me remettre tout doucement dans l'ambiance du bureau où beaucoup de choses ce sont passés pendant mon absence. J'ai du me remettre à jour sur de nombreux dossiers pour pouvoir reprendre normalement mon travail. Il est très intéressant également de pouvoir comparer ce que l'on fait au bureau par rapport à ce que l'on vit sur le terrain. C'était une énorme valeur ajoutée que j'avais par rapport à d'autres guides, de savoir comment l'organisation se passe en amont chez Terra Nova.
